눈에 확 들어오는 보고서 작성법
돔키호테 2006.03.08 16:45:55
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K 광고 기획사에 근무하는 김대리(32)는 매 번 작성하는 보고서 때문에 골치다. 입사하고 벌써 5년째 기획 업무를 하고 있지만 보고서를 작성하는 날이면 밤샘 작업을 해도 제대로 된 것 같지가 않다. 많은 자료를 수집하고 분석하여 내용을 충실하게 꾸며 상사의 눈에 꼭 들게 만들고 싶지만 여간 어려운 것이 아니다. 그는 “뻔한 내용을 글로 표현하는 고통은 직접 당해본 사람만 안다”고 하소연한다.



김대리만 이런 고통을 안고 있을까. 글쓰기의 고통은 대부분의 직장인들이 가지고 있는 고민이다. 최근 직장인 872명을 대상으로 비즈니스자료 전문 제공업체인 비즈몬(www.bizmon.com)이 ‘문서작성’에 관한 설문조사 결과, 응답자의 72.1%가 업무상 문서작성에 어려움을 느낀다고 대답했다. 더구나 59.2%는 상사로부터 보고서를 재작성하라는 지시를 받은 경험을 가지고 있었다.
경쟁이 치열한 직장에서 문서작성 능력을 갖추는 것은 남다른 경쟁력을 확보하는 시대가 되었다. 아래의 노하우를 습득하여 탁월한 직장인으로 도약하자.





양질의 자료를 확보하라
명품 옷을 만들기 위해서는 고품질의 원단이 있어야 한다. 이와 마찬가지로 보고서나 제안서 등을 작성할 때 가장 먼저 해야 할 일은 큰 그림을 바탕으로 거기에 맞는 양질의 정보와 자료를 수집하는 것이다. 처음 자료 수집은 보편적이고 포괄적인 자료를 시작으로 점차 세밀한 자료를 보강하는 방식으로 진행하는 것이 좋다. 처음부터 너무 자세한 자료를 찾게 되면 전체를 보지 못하고 부분에 치중하는 실수를 범하게 된다.


또 하나 초보자들이 자주 범하는 실수는 컴퓨터 자판부터 먼저 두드리기 시작하는 것이다. 사전 준비가 부족한 상태로 덮어놓고 컴퓨터와 만나면 고민하는 시간만 늘어간다. 발로 뛰어 관련되는 사람을 만나고 자료를 수집하여 머리로 분석하고 정리한 후에 컴퓨터 앞에 앉아라. 일류 요리사는 재료를 풍부하게 구비한 후에 요리를 시작한다.



한 장으로 승부하라
보고서 작성은 최대한 압축하라. 압축되지 못한 보고서는 상사의 시간만 뺏게 되어 나쁜 이미지만 남기게 된다. 보고서는 A4 용지 한 장 정도에 압축해서 상사가 짧은 시간에 판단을 내릴 수 있게 해야 한다. 만약 한 장을 초과하는 경우에는 첨부서류 형식으로 작성하여 상사가 시간이 날 때 볼 수 있도록 하면 된다. 첨부서류도 최대 3장을 넘지 않도록 구성하라. 짧은 보고서라도 제목 바로 아래 전체 내용을 5줄 이내로 요약하고 자세한 내용으로 들어가는 것은 압축의 백미다.


보고서를 압축하는 두 가지 비결은 첫째, 자료에 대한 애착을 버리고 꼭 필요한 내용이 아니면 과감하게 삭제하라. 둘째, “이것을 한 마디로 표현한다면 어떻게 표현할까?”를 작성하는 도중에 수시로 자문해 보는 것이다.



처음에 사로잡아라
직장인 글쓰기 강좌를 개설한 채병광 목원대 겸임교수는 “상사의 시선을 끌 수 있는 제목이냐 여부에 따라 보고서 전체의 가치가 달라진다”고 조언했다. 수 많은 보고서를 받는 상사가 무엇을 보고 읽을만하다는 판단을 하겠는가. 바쁜 상사를 위해 설득력 높은 전달을 하기 위해서는 강한 키워드를 제목으로 내세워야 한다. 즉, 신문 헤드라인 같은 핵심 키워드로 상사의 시선을 단번에 잡아야 한다. 신문 헤드라인이나 광고카피 문구를 그대로 따라 하는 기법은 강한 키워드를 발굴하고 문장을 함축적으로 표현하는 최적의 훈련 기법이다. 날마다 3개월 정도만 훈련하면 제목이나 압축 표현을 멋지게 할 수 있다.


헤드라인과 연결된 내용 구성은 상사가 자주 사용하는 문구를 80퍼센트 정도 사용하고 새로운 내용을 20퍼센트 사용하라. 익숙한 문구가 많아야 상사의 시선을 편안하게 보고서로 유도할 수 있다.



보는 사람의 관점에서 작성하라
좋은 자료를 정리하고 기획했다면 보기 편하고 설득력 있는 문서로 꾸며 상사로 하여금 읽고 싶은 욕구가 일어나게 해야 한다. 아무리 잘 된 보고서라도 읽히지 않는다면 무용지물이다. 상사가 보고서에서 무엇을 기대하는지 알고 시작하라. 상사의 눈으로 보고서를 바라보라.


삼성SDS 멀티캠퍼스에서 사내용으로 ‘한 장짜리 보고서 만들기’ 과정을 운영 중인 최은영 선임컨설턴트는 “상사 중심으로 글을 쓰는지 항상 점검해 보라”고 권한다. 자기중심으로 보고서를 작성하게 되면 자신의 생각을 반영하려는 마음이 앞서기 때문에 쓸데없는 사족만 달게 되어 분량만 늘어나게 된다. 또한 자칫 잘못하면 핵심을 벗어나기까지 한다.





Tip: 훌륭한 보고서 작성을 위한 십계명


1. 남이 잘 만들어 놓은 보고서를 많이 보는 것은 빠른 실력향상의 지름길이다.
2. 보고서의 목적과 용도를 벗어나지 않도록 주의하라.
3. 명료하고 단순하게 표현하라. 어렵고 복잡한 보고서는 설득력이 떨어진다.
4. 장문의 문장은 단문으로 고친다. 단, 짧게 요약한다고 건조하게 만들면 안 된다.
5. 문장에 리듬을 넣어 드라마틱하고 재미있게 표현하라.
6. 각각의 단락들이 자연스럽게 전개되도록 연결하라.
7. 중요한 문장은 밑줄을 치거나 굵은 글씨체로 강조하라.
8. 그래프나 이미지를 사용하라. 표나 사진 등을 이용하면 사족을 줄이고 한눈에 보고서의 내용을 파악할 수 있는 장점이 있다.
9. 단 하나의 오탈자도 없도록 하라. 오자 하나가 보고서의 신뢰도를 10 % 추락시킨다.
10. 최종적으로 전체 내용을 수정, 보완하는 작업을 세 번 이상 하라.




글: 유철수(자아성공전문가™, 성공코치™, ceo@successedu.com)

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